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Redaktionssysteme – nur eine weitere Software?

Hersteller und Technische Redakteure erwarten fast täglich neue Herausforderungen: Kostendruck, Zeitdruck und sich verschärfende Rahmenbedingungen für die technische Dokumentation durch internationale Gesetze, Richtlinien und Normen. Beispiel: Die Maschinenrichtlinie der EU verlangt, dass eine Betriebsanleitung einer in innerhalb der EU ausgelieferten Maschine immer in der Amtssprache des jeweiligen Anwenderlandes vorliegen muss – aktuell sind das immerhin 24 Sprachen. Folglich müssen Sie Ihre technische Dokumentation in der jeweiligen Sprache vorhalten.

Hat ein Produkt noch zahlreiche Varianten, kommt eine rein textbasierte Dokumentationserstellung mitsamt ihrer Vielfalt an Dokumenten schnell an ihre Grenzen – und nicht alle Dokumentationen lassen sich im Stil der bebilderten Anleitung eines großen Möbelhauses gestalten.

Die Folge sind Qualitätsrisiken, Pönalezahlungen wegen verspäteter Lieferung und steigende Kosten für Verwaltung, Erstellung und Übersetzung der Dokumente.

Das Ei des Columbus?

Ob ein Redaktionssystem eine Lösung sein kann, hängt nicht primär davon ab, ob Sie es sich leisten können. Die Frage ist eher, ob Sie es sich leisten können, ein Redaktionssystem nicht in Erwägung zu ziehen. Spricht man von Industrie 4.0, ist man mit einem üblichen Textverarbeitungsprogramm maximal bei 2.0 – von den Kosten durch die aufwändige Erstellung der Dokumentation ganz zu schweigen. Soll mehr als ein ausgedrucktes PDF herauskommen, sollten Sie investieren. 

Die Vorteile eines Redaktionssystems:

  • Die Inhalte (Bausteine) können immer wieder verwendet werden
  • Dokumente können einfach per Drag and Drop zusammengestellt werden
  • Dokumentationen können leichter verwaltet werden
  • Layout und Texterstellung sind getrennt, d. h. um das Layout muss sich während der täglichen Arbeit nicht gekümmert werden
  • Mittelfristig sinken die Erstellungs-, Pflege- und Übersetzungskosten
  • Die Ausgabe in verschiedene Medienformate ist möglich
  • In Verbindung mit einem ERP ist eine automatisierte Erstellung der Dokumentation möglich
  • Geprüfte Bausteine sind ein wichtiger Teil der Qualitätssicherung


Funktion

Die heute erhältlichen Redaktionssysteme sind überwiegend auf XML-Basis funktionierende Datenbanken, vergleichbar mit einem ERP. In dieser Datenbank werden einzelne Text- und Bildelemente (Bausteine) abgelegt und verwaltet. Einmal erstellte Bausteine lassen sich beliebig weiterverwenden – auch die hinterlegten Übersetzungen. Die einzelnen Bausteine wiederum werden dann zu einer Dokumentation zusammengestellt. Welche Sprache Sie dann ausgeben, hängt von den in den Bausteinen hinterlegten Übersetzungen ab. Wenn Sie einen Baustein einmal freigegeben und übersetzt haben, fallen erst bei einer Änderung wieder Übersetzungskosten an.

Bei der Ausgabe der Dokumentation sind Redaktionssysteme zukunftssicher, denn bei vielen Systemen können Sie Ihre Dokumentation in unterschiedlichen Medienformaten produzieren: z. B. als klassischer Ausdruck, als PDF oder als Onlinemedium.

Und wo ist der Haken?

Es reicht nicht, einfach ein Redaktionssystem zu installieren. Arbeitsweise und Prozesse müssen auf den Prüfstand gestellt werden, vorhandene Konzepte, Texte und Bildmaterialien geprüft und gegebenenfalls neu verfasst werden. Ein aufwändiger Prozess, der jedoch durchgeführt werden muss, um die mit einem Redaktionssystem mögliche Kosteneinsparung und Effizienz auch tatsächlich zu erreichen.

Meine Empfehlung: Planen Sie dafür ausreichend Kapazitäten ein – spätere Korrekturen sind teurer als eine sorgfältige geplante und umgesetzte Einführung.

Ich berate und begleite Sie gern bei der erfolgreichen Einführung Ihres Redaktionssystems.